Связи с общественностью




НазваниеСвязи с общественностью
страница3/10
Дата публикации23.06.2013
Размер1.34 Mb.
ТипРеферат
exam-ans.ru > Информатика > Реферат
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10

Внутренние коммуникации (ПР с занятыми)

  1. ^ Понятие и виды внутренних коммуникаций


Под внутренними коммуникациями понимаются информа­ционные обмены, осуществляемые внутри организации, между ее элементами (различными уровнями и подразделениями).

Их назначение – обеспечить баланс внешней и внутренней сред организации средствами коммуникации. О значимости внутриорганизационных коммуникаций свидетельствует существование в корпорациях должности директора внутренних коммуникаций. Целевой аудиторией внутренних ПР являются занятые.

Под системой внутренних коммуникаций (далее ВК) понимается совокупность информационных каналов, позволяющих передавать сведения делового, интеллектуального и эмоционального содержания между сотрудниками организации.

Внутренние (внутрикорпоративные) коммуникации полностью ориентированы на взаимодействие, «общение» внутри организации. В той или иной степени эта деятельность присутствует в любой организации, независимо от количества сотрудников, а в глобальных корпорациях без internal communications точно не обойтись. Важно отметить, что цель внутрикорпоративного пиара – не только проинформировать сотрудников о том, что происходит в организации, но и вовлечь их в жизнь организации, добиться соответствующего отношения с их стороны.

Понимание всех вышеперечисленных инструментов коммуникаций, их целей, задач и возможного результата равно важны для эффективной работы специалиста в области PR.

Внутренний PR чрезвычайно важен потому, что, выходя за пределы компании, сотрудники из целевой аудитории превращаются в канал коммуникации с внешней средой, причем один из наиболее действенных и практически неконтролируемый. Особенно ярко это проявляется в кризисных ситуациях, когда персонал является порой для СМИ единственным источником неофициальной информации о происходящем.

Основные принципы ПР, которыми призвана руководствоваться любая организация при создании внутренних взаимосвязей, выглядят следующим образом:

  1. Взаимоуважение, представляющее важнейший принцип не только в ПР, но и во всех межличностных отношениях. Выражая уважение человеку, руководитель создает предпосылки для позитивной обратной связи, что способствует решению проблем и сглаживанию конфликтов. Сотрудников следует уважать и как личность, и как работника. Но нужно иметь в виду, что грань между уважением и лестью бывает очень тонка, уважение должно быть заслуженным.

  2. ^ Объективная оценка сотрудников. Честно, объективно обсуждая с работниками их сильные и слабые стороны, руководитель дает оценку каждого и позиционирует его на шкале ценностей организации. Объективная оценка является сильнейшим стимулом для самосовершенствования. Некоторые менеджеры считают, что не стоит обсуждать негативные стороны поведения сотрудников, оценивая лишь положительные их качества, полагая, что это поможет избежать ненужных конфликтов. Данный подход не всегда правилен. Сотрудник обязан чувствовать, когда его поведение не совпадает с общей линией поведения, принятой в организации. Отсюда столь важно своевременно указать ему на допущенные ошибки, не доводя до критической ситуации, когда интересы сотрудника вступят в конфликт с интересами организации.

^ Признание положительного вклада сотрудников в успехи предприяти. Руководство обязано признавать вклад сотрудников в общее дело. Работа сотрудника ПР состоит в том, чтобы предложить механизм стимулирования отличившихся специалистов и создать мотивационные факторы, способствующие развитию инициативы в компании.

^ Поощрение, одобрени. Все исследования в области коммуникационного менеджмента доказывают, что важнейшими стимуляторами являются деньги, а также различные привилегии, предоставляемые сотрудникам. Кроме них существует еще такой важный фактор, как простая похвала. Профессионалы менеджмента свидетельствуют, что важно не то, чем вы поощряете, как вы это делаете. Каждый из сотрудников стремится заслужить доверие и уважение коллектива, в котором он работает. Поощрение является показателем уважения.

3. ^ Стремление выразить собственное мнение. Сотрудники всегда хотят, чтобы у них существовала обратная связь с руководством. Им необходима свобода выражения собственного мнения по всем вопросам управления. Высшее руководство призвано прислушиваться к их голосу и делать соответствующие выводы. Кроме того, сотрудники должны иметь право на критику собственного руководства в том случае, если она действительно обоснована.

4. "^ Доступность" и доверие высшего руководства. Все большее число компаний стараются ныне стереть грань между руководством и обычными сотрудниками в отношении привилегий. Тем не менее, до сих пор еще нередко существуют отдельные спортивные залы, кафетерии и даже места парковки для руководства. Это удобно для последнего, но часто приводит к потере чувства команды. Те организации, которые действуют против подобного иерархического разделения, добиваются хороших результатов. Организация действует более слаженно, если каждый из ее сотрудников ощущает себя ее важной и неотъемлемой частью. В последние годы на Западе даже появился термин "MBWA" (Management by walking around), отражающий способ управления, когда руководитель находится в той же среде, что и подчиненный. Интересно, что один из руководителей крупной американской корпорации на вопрос о том, как он относится к упразднению специальных мест парковки для высшего звена управления рядом с офисом компании, ответил, что для него это не создало какие-либо неудобства, поскольку в то время, когда он начинает работать, в офисе еще нет ни одного сотрудника.

5. ^ Приоритет внутренних коммуникаций над внешними. Худшее, что может случиться с организацией, это то, когда ее сотрудники узнают о плохих новостях не от своего руководства, а из информационного выпуска по телевидению. В эффективно действующих организациях существует приоритет внутренних коммуникаций над внешними. Сотрудник должен быть обеспечен правдивой и полной информацией до того, как она станет доступной для журналистов. Обладая лучшей информированностью, чем другие люди, сотрудник будет гордиться тем, что он работает в компании.

6. ^ Точность во внутренних коммуникациях, ясность. Все материалы, предназначенные для внутренних коммуникаций, должны быть изложены ясным языком. Не должно оставаться впечатления чего-то непонятного или незавершенного.

7. ^ Дружественный тон. Лучшие организации создают «ощущение семьи» во всем, что они делают.

8. Сохранять чувство юмора, использование этого качества. Эксперты соглашаются, что в наше время отношение к работе стало весьма серьезным. Люди в основном беспокоятся о сохранении своего рабочего места. Это отрицательно сказывается на их отношениях, порой действует разрушительно на систему внутренних коммуникаций. Сотрудники напряжены, а отношения становятся натянутыми. В такой ситуации чувство юмора играет роль спасательного круга. Юмор позволяет находить выход из конфликтных ситуаций и способствует сплочению коллектива.

9. Различные аспекты формирования благоприятной, располагающей сотрудников к общению атмосферы сводятся к соблюдению принципа доверительного общения. Цель ПР-менов - не просто убедить сотрудников, что общение необходимо, что руководство стремится к общению с ними, но и убедить, что общение должно происходить в атмосфере взаимного доверия

Внутренние коммуникации несут для сотрудников следующую информацию:

  • Что и почему происходит в организации

  • Что должно произойти в организации

  • Значение изменений или достижений для занятых персонально

  • Решения, принимаемые в организациях и их причины

Сyщecтвyeт нecкoлькo видoв кoммyникaций внyтpи opгaнизaции:

  • мeжypoвнeвыe кoммyникaции — пepeмeщeниe инфopмaции в paмкax вepтикaльнoй кoммyникaции. Мoгyт пpoиcxoдить пo ниcxoдящeй (cooбщeниe пoдчинeнным ypoвням o пpинятoм yпpaвлeнчecкoм peшeнии), пo вocxoдящeй (oтчeты, пpeдлoжeния, oбъяcнитeльныe зaпиcки);

  • кoммyникaции мeждy paзличными oтдeлaми, или гopизoнтaльныe кoммyникaции. Оpгaнизaция cocтoит из мнoжecтвa пoдpaздeлeний, пoэтoмy oбмeн инфopмaциeй мeждy ними нyжeн для кoopдинaции зaдaч и дeйcтвий. Рyкoвoдcтвo дoлжнo дoбивaтьcя, чтoбы пoдpaздeлeния paбoтaли coвмecтнo, пpoдвигaя opгaнизaцию в нyжнoм нaпpaвлeнии;

  • кoммyникaции «pyкoвoдитeль — пoдчинeнный». Связaны c пpoяcнeниeм зaдaч, пpиopитeтoв и oжидaeмыx peзyльтaтoв; oбecпeчeниeм вoвлeчeннocти oтдeлa в peшeниe зaдaч; oбcyждeниeм пpoблeм эффeктивнocти paбoты; oпoвeщeниeм пoдчинeннoгo o гpядyщeм измeнeнии; пoлyчeниeм cвeдeний oб идeяx, ycoвepшeнcтвoвaнияx и пpeдлoжeнияx пoдчинeнныx;

  • кoммyникaции мeждy pyкoвoдитeлeм и paбoчeй гpyппoй. Пoзвoляют pyкoвoдитeлю пoвыcить эффeктивнocть дeйcтвий гpyппы;

  • нeфopмaльныe кoммyникaции. Кaнaл нeфopмaльныx кoммyникaций — этo кaнaл pacпpocтpaнeния cлyxoв. Тaк кaк пo кaнaлaм cлyxoв инфopмaция пepeдaeтcя нaмнoгo быcтpee, чeм пo кaнaлaм фopмaльнoгo cooбщeния, pyкoвoдитeли пoльзyютcя пepвыми для зaплaниpoвaннoй yтeчки и pacпpocтpaнeния oпpeдeлeннoй инфopмaции типa «мeждy нaми».

 

Отношения сотрудничества и взаимодействия в коллективе характеризуются следующими условиями:

1. Уверенность друг в друге и доверие между руководителем и сотрудником;

2. Свободное движение информации как вверх, так и вниз по иерархической структуре, а также налаженные горизонтальные каналы коммуникации;

3. Удовлетворение коллектива имеющимся статусом, обеспечивающим активное участие в деятельности компании для каждого из сотрудников;

4. Постоянное сотрудничество в работе без борьбы и интриг;

5. Хороший психологический климат;

6. Положительные достижения предприятия на рынке;

7. Оптимистические оценки будущего компании.

Первоочередной задачей ПР является помочь сотрудникам оценить цели и направление, в котором движется организация, обеспечить свободный доступ к необходимой информации и наладить систему коммуникаций в организации.

В практике ПР обычно выделяют три вида внутренних коммуникаций, принципиально отличающихся один от другого характером восприятия информации: печатный, вербальный и вербально-визуальный вид внутренней коммуникации.

К печатным средствам организационных коммуникаций относятся периодические новостные издания (листки новостей, газеты и журналы), управленческие публикации, брошюры, методические инструкции, книги, письма, вкладыши и приложения, репринты речей и выступлений, доски объявлений.

Листки новостей, газеты и журналы.

Периодиче6ские новостные публикации организации могут иметь форму простого листка новостей, малоформатной газеты или издания, объединяющего формат газеты со стилем журнала.

^ Листок новостей быстро готовится, недорого печатается (принтер, ксерокс). Листки могут быть тематическими, могут окрашиваться в свой цвет. Формат листка определяется его назначением. Формат А-4 удобен для кратких сообщений, но мал для обзоров, очерков, историй, аналитических статей.

Дизайн или планировка листка требуют от редактора определения статей, мест размещения фото, формулировок заголовок. Редактор следит за «чистотой» новостей, проводит критический анализ листка с тем, чтобы следующее издание было лучше. Забота редактора – структура и содержание новостей. Отбор статей фокусируется на организационных стратегиях и управленческих целях (реструктуризация, новые назначения). На последней странице могут размещаться объявления, реклама, имеющие отношения к интересам читателей.

Распространение листков:

  • по подписке (позволяют выявить заинтересованность занятых),

  • по принципу «почитал – передай другому»,

  • адресно (руководителям подразделений),

экземпляры могут выкладываться в нескольких местах в специальных лотках открытого доступа.

Периодичность издания: от 1 до 8 раз в месяц.

^ Корпоративная газета (Корпоративный бюллетень) может размещаться на корпоративном Интернет сайте. Здесь же могут быть представлены официальные документы, дискуссионные материалы, опросные формы и контакты для обратной связи.

Корпоративный бюллетень можно сравнить с ньюслеттером, поскольку и здесь и там содержатся новости, полезная информация или выражение позиции организации по какой-либо конкретной теме. Однако в отличие от ньюслеттера, корпоративный бюллетень рассчитан прежде всего на "внутреннюю" аудиторию, которая знакома с "контекстом" жизни организации, где проводит значительную часть жизни. Поэтому в бюллетене публикуются сообщения, в которых могут фигурировать знакомые и коллеги читателя, или даже он сам. Здесь вполне оправданны кок большие объемы информации и "развернутое" освещение некоторых тем, так и внимание к "мелочам" и "деталям".

Наиболее часто используемая форма внутренней периодической публикации - информационный бюллетень. Из-за недорогого и упрощенного технологического процесса создания они выпускается очень оперативно, доступны всем и недороги. Многие организации используют их на регулярной основе и в случаях необходимости быстрого доведения до коллектива сведений по отдельным вопросам.

В развитых странах практически каждая из компаний имеет свой информационный бюллетень, в котором отражены как внешние, так и внутренние новости. Их роль могут выполнять дайджесты прессы, оформленные в печатном виде (по банкам, по недвижимости, по фондовому рынку и т.д.), а также все более и более популярные в настоящее время электронные дайджесты - сводки новостей в электронном виде.

Раньше в ходу у нас были стенгазеты. Сейчас популярность их в связи с развитием электронных средств коммуникации значительно снизилась. Однако данный вид передачи информации персоналу до сих пор остается одним из основных в силу ряда причин, важнейшей из которых является привычка к такому способу коммуникации, оставшаяся еще с социалистических времен, а также слабость развития издательской базы.

Хотя компьютеры появились уже практически во всех организациях, лишь немногие из компаний имеют компьютерные сети, доступ в Internet, не всегда достаточно эффективно используют даже имеющееся в их распоряжении электронные средства коммуникации.

Некоторые формальные публикации такие, как, скажем, журнал для руководства предприятия, обычно содержат более конфиденциальную информацию, чем стандартная газета для сотрудников. Организация может освещать свои основные, глобальные задачи в газете для сотрудников, но раскрыть формы и методы достижения намеченного уровня прибыли - в журнале для менеджеров, для руководителей. Затраты на это не столь велики, а результаты, отдача порой просто отличны.

Ежегодные отчеты для занятых.

Большинство работающих активно интересуются проблемами организации, следят за ее функционированием, за достигнутыми результатами и за теми действиями и решениями, которые принимает руководство. Представление отчета всему персоналу организации является прекрасным способом обсудить эти вопросы честно и неформально. Данный отчет должен быть фактическим, освещающим информацию о работе организации в течение года, а также информативным, отражающим все основные изменения, произошедшие в организации.

Годовой отчет несет в себе информационную функцию, отражая деятельность и значительные события компании в течение года. Он должен носить мотивационную функцию (гордость и патриотизм занятых).

Письма, вкладыши, репринты публикаций, доски объявлений.

В современных условиях в качестве средств коммуникации возрастает роль писем. Даже при наличии факса, электронной почты и сотовых телефонов письма остаются основой для внутренней и внешней коммуникации организации. После возникновения текстовых редакторов и всемирного распространения компьютеризированной обработки текстов искусство переписки продвинулось далеко вперед. Несколько лет назад изменились правила деловой переписки, связанные с переходом на набор текстов на компьютере. Письма дополняются не столь часто публикуемым журналом для сотрудников. Указанные средства коммуникации предоставляют ведущим руководителям возможность общаться с сотрудниками и их семьями в разговорной, персональной манере общения.

В организациях, где существует внутренняя почта, письма – это значимое средство коммуникации. К преимуществам письма относятся прямой и индивидуальный подход, впечатляющее оформление.

Письма поддерживают устные коммуникации, обеспечивая аккуратность, наглядность и точность информации. В эпоху электронных коммуникаций письма или сообщения рассылаются по электронной почте, которая дает возможность быстрого и одновременного информирования десятков и сотен человек. Принято заглядывать в электронный ящик не реже 3-4 раз в неделю.

Вкладыши и приложения – информация, дополняющая письма и периодические издания. Вкладыши могут раскладываться в конверты с другими материалами и используются для обращения с предложением принять участие в каком-либо событии (в опросе для исследования общественного мнения или в праздничном фуршете).

За рубежом люди, получающие счета по почте, получают одновременно различные вложения и приложения. Ежемесячно в конверте вместе со счетом приходит целый набор красочных реклам и буклетов. Как средство контактов вложение является важным элементом в ПР. Например, призыв к сотрудникам или акционерам проголосовать в поддержку каких-либо общественно-политических взглядов или представителей, уведомление об организационных изменениях в компании и т.д. часто приходят в виде вложений. Очевидное преимущество этого метода коммуникации в том, что информация направляется прямо к четко определенной и предварительно изученной аудитории. Если учтены психологические моменты группы, которая является потенциальным читателем вложений и приложений, отклик может быть высоким и эффективным.

Для доведения позиции компании до занятых по важным вопросам используются репринты публикаций других изданий (копии публикаций выступлений менеджеров, экспертных оценок). Выражение позиции организации в репринтах - широко известный и эффективный метод коммуникации применительно к выбранной контактной аудитории. Организации, так или иначе, отвечают на необходимые вопросы в выступлениях своих руководителей, а также на слушаниях, обсуждениях, пресс-конференциях. Перенос выступлений на бумагу и их опубликование раскрывает то, о чем говорилось, и иногда является средством защиты организации от недобросовестных журналистов, использующих отдельные реплики из выступлений руководителей компании в своих репортажах в средствах массовой информации.

Основной целью использования этого метода коммуникации является необходимость проинформировать и; успокоить людей, обеспокоенных теми или иными проблемами, связанными с организацией. Такие материалы рассылаются сотрудникам, официальным правительственным лицам, финансовым аналитикам, руководителям групп, средствам массовой информации, лидерам общественных организаций и т.д. Обратная сторона использования такой методики в том, что иногда путем рассылки подобных материалов руководители реализуют свои личные интересы, пытаясь развить собственный бизнес через продвижение товаров и услуг. Как правило, читатели сразу осознают настоящую цель, которую преследует автор, что отрицательно сказывается на имидже компании и отношении к ней общественности.

Сходным методом расширительного распространения материалов ограниченной циркуляции является перепечатка опубликованных статей. С разрешения автора или издателя, важные события, анализ интересных для сотрудников вопросов и другие публикации могут быть перепечатаны и разосланы.

Доски объявлений Было время, когда эти формы информации совсем исчезли, поскольку их стали считать неэффективным средством коммуникации, но сейчас они все чаще испытывают второе рождение и становятся информационными центрами. Форма их стала более привлекательной: используется графика, фотографии и т.д. Доска объявлений становится важнейшим источником новостей и общей информации во внутренних коммуникациях компании. Хотя теперь доски объявлений опять широко используются, их природа претерпела существенные изменения, поскольку большинство сотрудников во многих организациях работают за компьютерными терминалами и имеют доступ к так называемым электронным доскам объявлений и сообщением. Их рабочие дни, как правило, и начинаются с проверки электронной почты.

Доска объявлений располагается у входа в компанию, или в другом месте интенсивного потока занятых – в переходах и коридорах.

Доска может быть разделена на тематические разделы.

Доски объявлений позволяют воспринимать систематизированную информацию, созданную путем опубликования коротких сообщений. Их применение является действенным средством для пресечения слухов.

Поскольку доска объявлений стала постоянно привлекать внимание, ее необходимо как можно чаще обновлять. Наличие свежей информации выступает одним из основных способов стимуляции ознакомления с содержанием досок объявлений. В группе, занимающейся ПР в компании, должен функционировать ответственный за своевременное обновление информации на доске объявлений. Одно и то же повторяемое сообщение начинает людей раздражать. К похожим инструментам относятся и плакаты на стенах или колоннах внутри рабочих помещений, темами которых обычно являются безопасность, здоровье, производительность труда. Все надо систематически освещать. Это возлагает дополнительные заботы на службу ПР.

Чтобы работать с подобными средствами, сотрудник обязан иметь навыки не только в подготовке материалов и их редактировании, но и уметь фотографировать, иметь чувство стиля, быть дизайнером. Учитывая, что в наше время практически все графические и текстовые разработки производятся на компьютерах с помощью соответствующих программных пакетов, такой сотрудник призван уметь свободно обращаться с компьютером и работать с соответствующим программным обеспечением.

^ Внутренние публикации организации носят универсальный характер, являются полностью контролируемым средством коммуникации. Преимущество таких публикаций состоит в том, что они позволяют довести нужную информацию до каждой конкретно определенной группы сотрудников.

Одним из недостатков и в то же время преимуществ внутренних публикаций является некоторая негибкость по отношению к внутреннему каналу обратной связи. Чтобы облегчить получение отклика от контактной аудитории, т.е. сделать связь двусторонней, нередко прибегают к модели «вопрос – ответ». Все желающие задают вопросы, на которые отвечает редакция. Данный подход требует полной поддержки со стороны руководства компании, поскольку необходимо время для того, чтобы проводить исследования и отвечать на вопросы. С другой стороны, двусторонняя коммуникация обеспечивает атмосферу полного доверия, ведь часто сотрудники при непосредственной встрече с руководителями не очень активны. Внутренние же публикации обеспечивают отличный механизм для обратной связи.

Проблема создания и развития обратной связи возникает в каждой организации. Для создания надежной обратной связи важно, прежде всего, создать благоприятные условия для реализации стремления сотрудника улучшить работу организации. Так, в одной из довольно крупных отечественных компаний был создан так называемый "ящик для вопросов к руководству", в который, по предположению руководства, рядовые сотрудники должны были опускать записки с волнующими их вопросами. Идея создания подобной обратной связи не нова, но интересно было то, что сам ящик висел в холле приемной Генерального директора, куда по понятным причинам рядовые сотрудники компании просто боялись заходить. На вопрос, почему ящик висит в приемной, специалист по ПР отвечал, что это, якобы, отражает близость проблем персонала директору компании. После того, как ящик был перемещен, руководство просто завалили вопросами.

В последнее время растет значение вербальных коммуникаций. Новые средства такой коммуникации заменяют и совершенствуют традиционное индивидуальное общение, но все равно прежние формы общения заслуживают особого внимания.

^ Основные формы вербальных коммуникаций:

Особую роль играют совещания, собрания сотрудников организации. Собирая людей вместе, обеспечивая им способность говорить и способность слушать, гарантируют двустороннюю коммуникацию. Собрания рабочих групп, обсуждение результатов работы отдела контроля качества, сессии с участием менеджмента - все это примеры небольших совещаний, ориентированных на решение определенных задач. Коллективные обсуждения и совещания вообще-то накладны для организации, поскольку отрывают людей от их непосредственных задач, однако долгосрочный эффект их положителен не только потому, что это один из эффективнейших способов обсуждения и генерации новых идей (метод "мозговой атаки"), но и потому, что они позволяют постоянно поддерживать командный дух в коллективе.

Собрания в организациях могут проводиться по различным поводам и с различной регулярностью. Они должны быть четко спланированы и организованы. Собрания должны (иногда хотя бы) иметь приятный аспект. Это могут быть приятные новости, небольшое угощение.

Как и любая другая коммуникационная стратегия, собрания требуют постановки определенных целей, четкого планирования и опытного управления. Обмен мнениями должен быть свободным, но контролируемым, чтобы собрание не потеряло единой линии, не отклонилось от решения тех задач, которые вынесены на обсуждение.

Некоторые крупные компании создают глобальные системы электронных совещаний, позволяя людям со всего мира - сотрудникам одной группы, работать над единой проблемой. Раньше это было невозможно - ученые обменивались письмами, потом - электронными посланиями. Теперь можно реализовать мечту и объявить время и пространство - люди, находящиеся в разных концах земного шара, способны общаться одновременно в одном и том; информационном окружении. Но пока такие системы совещаний доступны не всем компаниям. Телекоммуникационные технологии пока довольно дороги, но, несмотря на это, при обсуждении важной проблемы с сотрудниками единой организации, находящимися в разных странах, гораздо дешевле организовать "виртуальное" совещание, чем всем им встречаться в одном месте. Именно поэтому системы поддержки групповых решений пользуются такой популярностью.

Конференции, проводимые раз в год или полгода, собирают людей, которые редко встречаются вместе. Здесь может проводиться обучение персонала, демонстрация и тестирование нового продукта. Недостатком конференции как средства коммуникации является отрыв специалистов от текущих дел и стоимость проведения мероприятия.

Старые как мир средства общения такие, как речи и выступления, однако не потерявшие своего значения. В организации любого размера, как правило, существуют официальные лица, способные свидетельствовать информативно и интересно о вопросах, интересующих их подчиненных. За рубежом таких людей называют спичмэйкерами и спикерами.

В крупных организациях обычно существуют так называемые "спикерские группы", обеспечивающие спичмейкера той информацией, которая им необходима. Для ведущих руководителей, государственных чиновников такие группы могут быть довольно многочисленными и включать значительное число специалистов в различных областях.

По мнению специалистов ПР, существуют следующие важные моменты, которые необходимо помнить, чтобы эффективно помогать основным ораторам:

  1. Тщательный отбор и тренировка ведущих спикеров;

  2. Выбор темы, которая удовлетворяет нужды аудитории и выносит подходы и позиции организации на обсуждение;

  3. Обеспечение оратора визуальными материалами: слайдами, видеокассетами;

  4. Продвижение и популяризация доступности главных ораторов для соответствующих аудиторий.

Преимуществом личной встречи руководителя с занятыми является возможность для занятых задать вопрос и выразить свое мнение.

Визиты руководителя в подразделения помогают преодолеть «отдаленность» своих лидеров. Особенно это значимо для территориально отдаленных компаний. Такие визиты могут быть приурочены к торжественным датам, открытиям подразделений, к награждениям. Лидеры компаний могут участвовать во встречах штата в штаб-квартире, в локальных офисах или национальных конференциях. Частичным заменителем личных встреч является персональная Интернет-страница менеджера, на которой размещается информация, интересная для занятых.

Укреплению отношений между сотрудниками способствуют праздники-вечеринки, юбилейные банкеты, выездные экскурсии и спортивные состязания с участием семей и друзей занятых. Компании могут побуждать и спонсировать участие занятых в хобби-клубах и спортивных обществах, где общение сотрудников продолжается.

Мифы, легенды, притчи и слухи – это неформальная информация (истории о компании, ее героях и лидерах, продуктах), распространяющаяся в организации по личным каналам, посредствам устных коммуникаций.

Мифы могут формироваться как результат народного творчества, а также создаваться в рамках коммуникативной политики компании. Целью может быть поддержка решения корпоративной задачи. (Пример о мифе компании McDonaid's о чистоте ресторанов: основатель компании посетил один из ресторанов и обнаружил там единственную муху. Две недели спустя ресторан потерял право использовать марку McDonaid's).

ПР-специалисты могут выступать создателями мифов и легенд, а затем поддерживать их. Это может быть история менеджера, который «сделал себя сам», история компании, которая начиналась «в гараже». Мифы могут поддерживаться рубрикой корпоративного сайта, прессой, включаться в доклады.

Слухи, чаще всего, появляются в связи с недостатком информации. Сотрудники хотят получать информацию прямо от их непосредственных руководителей. В некоторых компаниях практикуется проведение совещаний, на которых присутствуют как сотрудники, так и их непосредственные руководители. Эффективность таких совещаний заключается в их регулярности и прямом общении сотрудников, обладающих различными уровнями ответственности. В любом общении ключевым моментом в улучшении внутренних коммуникаций является постоянное прямое взаимодействие между руководителем и подчиненным.

Слух является неформальным и слабо контролируемым средством коммуникации. Он несет информацию более волнующую, чем просто факты или правда, так как возникает в том случае, когда отсутствует четкая и правдивая информация по данному вопросу. В психологии существует эффект "стремления к подтверждению слухов", т.е. сотрудники ищут подтверждение возникшим слухам в происходящих событиях и, сами того не зная, провоцируют реализацию слухов. Отсюда организация должна корректировать слухи, реагировать на них сразу, как только они возникли. Поскольку они появляются при отсутствии информации, то наиболее эффективным методом их устранения является удаление информационного вакуума, обеспечение доступа к необходимым сведениям.

Для предотвращения отрицательного воздействия слухов информацию важно предоставлять постепенно, сглаживая острые углы, приоткрывая завесу таинственности. Эффективными методами борьбы со слухами является распространение контрслухов или раскрытие реальной информации лидером организации для пресечения слухов.

Несмотря на отрицательные стороны слухов, часто разрушающих коммуникации, их нельзя рассматривать как негативный элемент в коммуникации. Они являются таким же способом общения как, например, собрания или совещания. Кроме того, они могут оказаться даже более ценными, поскольку из-за того, что они возникают при отсутствии четкой информации, им очень доверяют. Поэтому управляемый слух может оказаться гораздо важнее и эффективнее, например, чем проведение собрания. К положительным сторонам слухов можно отнести и то, что они служат индикатором ошибки в системе внутренних связей - по их возникновению можно определять те вопросы, которые недостаточно освещены другими средствами коммуникации. Слух заполняет информационный вакуум, возникший при несовершенной системе коммуникации. Неформальные, неконтролируемые каналы станут преобладать там, где отсутствуют формальные.

Все шире в системе ПР реализуются и вербально-визуальные виды связей.

Видеофильмы, представленные по заказу компании, становятся внутренним средством коммуникации. Сегодня почти 90% в населения получают основные новости с помощью телевидения. К этому привыкли. Поэтому внутреннее видео уже стало очень эффективным средством информирования и контактирования. Десятиминутный видеоролик с записью речи руководителя, рассказывающего о новой политике компании, содержит в сотни раз больше информации, чем аудиокассета с тем же сообщением, которая, в свою очередь, вбирает в себя в сотни раз больше информации, чем отпечатанный доклад данного руководителя. В настоящее время внутреннее телевидение набирает обороты. На Западе крупнейшие корпорации уже давно создают собственные видеостудии для обучения персонала путем показа различных учебных роликов. Внутреннее видео - эффективное средство для распространения информации, но к нему нужно подходить с осторожностью, доверять создание видеоматериалов только профессионалам. Как и к любому ответственному процессу, к созданию видеоматериалов следует приступать только после глубокого исследования целей и задач, поставленных компанией. Если организация не в состоянии создать видеоматериалы высокого качества, этим вообще не следует заниматься.

Все чаще имеют место телеконференции. Технологические преимущества спутниковой коммуникации расширили возможности для различных встреч и выступлений. Так, выступления основных докладчиков, не имеющих времени для того, чтобы лично приехать и присутствовать на встрече, могут транслироваться через спутниковые средства телекоммуникаций. Одновременно проводимые деловые совещания в нескольких городах могут быть таким же образом связаны с выступлениями, демонстрируемыми на крупном экранном телевизионном оборудовании. Экономия на времени и стоимости коммуникации, организации встречи и размещении участников может многократно превзойти расходы на использование такой технологии.

Основная причина использования телеконференций в том, что они позволяют объединить людей в различных местах в одно и то же время единой информацией. Учитывая такую эффективность коммуникации, которая достигается путем использования телеконференций, спутниковые телекоммуникации все чаще не ограничиваются внутренним применением.

Особое место в системе ПР занимает внутреннее телевидение. Скажем, новая система коммуникаций, вводимая компанией Дженерал Моторс на своих заводах, предусматривает возможность для создания внутреннего кабельного телевидения. Система позволяет пересылать по сети или видеокассетой фильмы почти 2000 сотрудникам в одно и то же время. Они разбиваются на команды по 16 человек (примерный размер эффективно работающей команды). Это помогает обсуждать видеоматериал в процессе его трансляции, что помогает появлению новых идей, различных инноваций.

Очень перспективно использование внутреннего телевидения, но к его использованию следует подходить очень обдуманно, поскольку для ознакомления с видеоматериалом сотрудника приходится отвлекать от работы. Это ведет к потере производительности труда. Поэтому то, что смотрят сотрудники, должно быть для них и для компании очень полезным хотя бы в расчете на перспективу. Применение телеконференций, внутреннего телевидения означает, что специалисты по ПР призваны осваивать эти новые средства связи, комбинирующие вербальные и визуальные коммуникации. В то время как сами технологии передачи данных такого типа на большие расстояния относительно новы, навыки общения с видеоизображениями уже давно стали частью опыта специалистов ПР.

Широко используются также фильмы и демонстрации слайдов. Последние создаются организацией и предлагаются ею для тренингов или достижения целей ПР.

Многие из преимуществ видеофильмов относятся и к слайдовой демонстрации. В том случае, если движение в процессе демонстрации не является принципиальным, можно использовать менее дорогой слайдовый показ - это также будет эффективно.

Организации все чаще широко используют внутренние компьютерные сети для того, чтобы общаться быстро и эффективно. Сегодня две трети американских компаний уже имеют внутреннюю сеть. Уже в первые годы нового века каждая крупная организация должна будет иметь собственную сеть.

Любые способы внутренних коммуникаций тем не менее дополняют, а не заменяют прямолинейное персональное общение, необходимое для успешных деловых взаимоотношений. Справочник или буклет для нового сотрудника не являются заменой дружеского рукопожатия или частого общения с его непосредственным руководителем. Упомянутыми выше способами внутренней коммуникации не исчерпываются все средства, используемые в практике ПР.

Практика доказала, что хорошо налаженная деятельность в области внутренних отношений на предприятии является непременным условием успешного решения любой стоящей перед ним хозяйственной задачи.
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10

Похожие:

Связи с общественностью iconПрограмма вступительных испытаний в магистратуру по направлению 040100....
Программа вступительного экзамена по рекламе и связям с общественностью для поступающих в магистратуру по направлению 031600. 68....

Связи с общественностью iconПрограмма дисциплины «Введение в специальность» для направления 031600....
Программа предназначена для преподавателей, ведущих данную дисциплину, учебных ассистентов и студентов направления 031600. 62 "Реклама...

Связи с общественностью iconПрограмма дисциплины «Введение в специальность» для направления 031600....
Программа предназначена для преподавателей, ведущих данную дисциплину, учебных ассистентов и студентов направления 031600. 62 "Реклама...

Связи с общественностью iconПланы семинарских занятий и методические рекомендации по спецкурсу «Связи с общественностью»
Планы семинарских занятий и методические рекомендации по спецкурсу «Связи с общественностью» методичка на кафедре

Связи с общественностью iconУчебник для многих учебных заведений. После смерти Джефкинса книгу...
Умс умо мгимо (Университет) мид РФ по связям с общественностью в качестве учебного пособия для студентов вузов, обучающихся по специальности...

Связи с общественностью iconЗиятдинова Э. М. Связи с общественностью как инструмент взаимодействия...
Зиятдинова Э. М. «Связи с общественностью как инструмент взаимодействия субъектов современной российской политики (на примере органов...

Связи с общественностью iconУчебно-методический комплекс по дисциплине «связи с общественностью»
Код и наименование специальности по Перечню направлений подготовки (специальностей) 020300

Связи с общественностью iconС. В. Белковский Теория и практика рекламы
Методическая разработка предназначена для студентов, обучающихся по специальности 031600 «Реклама и связи с общественностью»

Связи с общественностью iconУчебно-методический комплекс Для специальности: 030602 «Связи с общественностью»
Савицкий Д. В., кандидат экономических наук, доцент кафедры бухгалтерского учета и аудита

Связи с общественностью iconЮ. А. Пустовойт Политическая элита российского общества: история и современность
«Политология»,040201 «Социология», 030602 «Связи с общественностью», 032400 «Реклама», 040101 «Социальная работа»

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Школьные материалы


При копировании материала укажите ссылку © 2015
контакты
exam-ans.ru
<..на главную